1. Giới thiệu
Trưởng phòng: ThS. MAI VĂN CƯỜNG
Phó trưởng phòng: ThS. BÙI MỘNG THÚY
2. Chức năng: Tham mưu, giúp Hiệu trưởng thực hiện quản lý, điều hành công tác: tổ chức và nhân sự, hành chính, tổng hợp, lập kế hoạch công tác ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Trường. Thực hiện chế độ, chính sách đối với CB-VC. Tiếp nhận, xử lý thông tin liên quan đến Trường, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, điều phối xe ô tô.
3. Nhiệm vụ:
- Xây dựng nhiệm vụ trọng tâm, kế hoạch công tác ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Trường. Nghiên cứu tư vấn xây dựng, phát triển và sắp xếp tổ chức bộ máy hoạt động trong Trường.
- Lập kế hoạch về nguồn nhân lực; đề xuất định biên, tuyển dụng, sắp xếp, điều động và cho ngừng việc đối với lao động của Trường; theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong toàn Trường.
- Chủ trì nghiên cứu, tham mưu cho Hiệu trưởng việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển chức vụ lãnh đạo các đơn vị trong phạm vi Trường; chủ trì triển khai công tác quy hoạch cán bộ đáp ứng nhu cầu phát triển của Trường.
- Nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các quy định, quy chế, nội quy làm việc trong Trường phù hợp với yêu cầu phát triển.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức: đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; thi tuyển dụng, nâng ngạch; nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn, các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn con người; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Phối hợp với các đơn vị có liên quan làm công tác phục vụ cho việc xét các danh hiệu nhà giáo, chức danh Giáo sư, Phó Giáo sư trong Trường.
- Tiếp nhận và làm thủ tục ra quyết định cử cán bộ của Trường đi công tác, học tập ở nước ngoài.
- Tổ chức quản lý, cập nhật hồ sơ, dữ liệu nhân sự. Đối chiếu và cấp các loại giấy chứng nhận, giấy phép và các loại giấy tờ khác về tổ chức, quản lý cho viên chức và các đơn vị trong Trường thuộc phạm vi đã được quy định.
- Thực hiện công tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ công văn, hồ sơ đúng quy định của Nhà nước. Tổ chức nhận và chuyển các loại công văn, giấy tờ với các cơ quan bên ngoài, các bộ phận trong Trường có liên quan theo đúng địa chỉ và đúng nguyên tắc về văn thư hành chính.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng xử lý các văn bản đến nhanh chóng, kịp thời. Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Hiệu trưởng, phù hợp với các quy định của pháp luật. Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho CB-VC; sao y, sao lục các văn bản do Trường ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định.
- Tổ chức, quản lý, điều động đội xe và phối hợp các đơn vị liên quan tổ chức đón, đưa các đoàn khách.
- Tổ chức quản lý và điều phối hiệu quả các phòng họp của Trường.
- Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn trật tự an ninh xã hội, bảo vệ người và tài sản trong phạm vi khuôn viên Trường quản lý.
- Tổ chức tuần tra canh gác bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn trong Trường.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật, nội quy của Trường và các tai nạn rủi ro xảy ra trong khuôn viên Trường. Bắt giữ và lập biên bản những người phạm pháp quả tang, đối tượng có lệnh truy nã bàn giao kịp thời cho cơ quan chức năng.
- Đầu mối, phối hợp với đơn vị công an và chính quyền địa phương trong các hoạt động giữ gìn trật tự, trị an, an toàn xã hội trên địa bàn Nhà trường.
- Thường trực các cổng theo yêu cầu của Hiệu trưởng, kiểm tra giấy tờ, tài sản ra vào Trường. Hướng dẫn, chỉ dẫn khách đến Trường liên hệ công tác. Chủ động giám sát, phát hiện các dấu hiệu nghi vấn phạm pháp, kịp thời ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật, nội quy của Trường về an ninh, trật tự, về người và tài sản.
- Đầu mối, phối hợp với các đơn vị trong và ngoài Trường làm tốt công tác bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự, an toàn trong các ngày lễ, kỷ niệm, bầu cử, hội nghị, các kỳ thi trong phạm vi Trường.
4. Liên hệ:
Địa chỉ: Khu phố 6, P.Linh Trung, Tp.Thủ Đức, Tp.Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (028) 37251993 Ext: 101(Tổng đài)
Email: tchc@uit.edu.vn
Website: http://tchc.uit.edu.vn
